Hogyan válasszuk ki a

számunkra legmegfelelőbb

virtuális asszisztenst?

 

Talán a cikkem olvasói között  is akad olyan, akinek volt már rossz tapasztalata egy általa megbízott virtuális asszisztens munkájával kapcsolatban. Sajnos egyetlen negatív élmény is elegendő ahhoz, hogy valaki végleg elveszítse a bizalmát ezzel a szolgáltatással kapcsolatban.

Azonban, ha elég körültekintőek vagyunk, mindenki megtalálhatja a számára legmegfelelőbb segítséget.

Minden sikeres, egyszemélyes vállalkozás életében elérkezik az a pillanat, amikor a vállalkozással járó szervezési és menedzsment munka mellett a napi adminisztratív feladatok ellátásában támogatásra lesz szüksége.

A virtuális asszisztens kiválasztásánál a legfontosabb kérdés, hogy milyen feladatra és milyen hosszú távra keresünk segítséget.

A virtuális asszisztenseket ugyanis nem csak hosszútávú munkákkal, hanem eseti jellegű megbízásokkal is meg lehet keresni, sőt olyan esetekben is, ha sürgősen, csak néhány órában lenne szükségünk a segítségükre

Szükséges azt is tisztáznunk, hogy milyen feladattal szeretnénk megbízni a virtuális asszisztenst. Egy virtuális asszisztensnek nagyon sokféle feladatot, munkakört ki lehet szervezni. Ilyen lehet, pl. a weboldalunk karbantartása vagy az aktuális könyvelési anyag összekészítése. Megbízhatjuk személyi asszisztencia ellátásával vagy egy kisebb prezentáció elkészítésével is.

És itt el is érkeztünk a legfontosabb részhez. Ne feledjük a virtuális asszisztensek magasan képzett szakemberek, akik többéves vagy akár évtizedes szakmai tapasztalattal rendelkeznek.

DE!

Egy jó virtuális asszisztens nem ért mindenhez! Az általános asszisztensi feladatokon ellátásán túl, szinte minden megbízható virtuális asszisztensnek van saját szakterülete és rendelkezik az önálló munkavégzéshez szükséges szakmai tapasztalattal.

Már az általános asszisztensi feladatok hatékony elvégzéséhez is elengedhetetlen a legalább 3-4 éves szakmai tapasztalat. Elsőre talán soknak tűnik, hiszen az általános feladatok közé soroljuk pl. a postafiókba naponta érkező e-mailek figyelését, a telefonhívások fogadását, az időpontok egyeztetését vagy a szállásfoglalást. Azonban kellő tapasztalat nélkül ez sem tud megfelelően működik. Először is a virtuális asszisztensnek képesnek kell lennie arra, hogy a megbízó által kiadott feladatot teljesen önállóan el tudja végezni. Ez pedig szakmai tapasztalat nélkül nem fog menni.

Nézzünk rá egy egyszerű példát.

A megbízó szeretné, ha a virtuális asszisztens napi szinten nyomon követné a vállalkozás e-mail címére beérkező leveleket. Bizony nem mindegy, hogy ezek a levelek egyszerűen csak elolvasásra kerülnek, majd később ugyanúgy a megbízónak kell őket átbogarásznia, hogy melyek azok, amelyek sürgősek és melyek azok, amelyekkel még teendője van. Vagy automatikusan priorizálásra és kiválogatásra kerülnek és a megbízónak már csak a ténylegesen fontos levelekkel kell foglalkoznia.

A telefonos kapcsolattartás során sem utolsó szempont, hogy mennyire profin és udvariasan kezeli a bejövő hívásokat a virtuális asszisztens, illetve kellően tapintatos-e az esetlegesen „problémásabb” ügyfelekkel.

Hogyan ellenőrizhetjük le személyes találkozó nélkül mennyire megbízható a kiszemelt virtuális asszisztens?

Erre ma már nagyon sok lehetőségünk van. Használjuk ki a közösségi média nyújtotta lehetőségeket: Facebook, Instagram, Linkedin.

Itt meggyőződhetünk arról, hogy az illető szimpatikus-e számunkra, milyen szakmai ismeretekkel és tapasztalatokkal rendelkezik. A saját weboldalán pedig tájékozódjunk az árakról, a referenciákról, az általános szerződési feltételekről és a titoktartásról. 

Összefoglalva:

a megfelelő virtuális asszisztens kiválasztása nem könnyű feladat, ellenben hosszú távú, megbízható munkaerőre akadhat, aki kellő időt szentel a megfelelő ember kiválasztására. 

 

 

gallery/7251c06d5cd577d4e253040bc56a0331