A home office

5 aranyszabálya

 

Korábbi írásomban már említettem, hogy bővebben is szeretnék foglalkozni azzal, hogyan lehetünk hatékonyak az otthonról történő munkavégzés során.

Azt hiszem, sokan egyetértenek velem abban, hogy a home office sajnos nem való mindenkinek. Az otthoni munkavégzés nagyfokú önállóságot, fegyelmet és magabiztos szakmai tudást igényel, hiszen a kapott munkát egyedül kell megoldanunk, a megoldása során felmerülő kérdésekben nem tudunk 10 percenként segítséget vagy iránymutatást kérni.

Rengeteg cikket lehet találni az interneten, amelyek azzal foglalkoznak, hogyan lehetünk igazán hatékonyak home office-ban. Valóban lehet találni bennük néhány jó tanácsot, amit érdemes megfogadni, de sajnálatosan mindenkinek saját magának kell megtalálnia a hatékony munkavégzéshez vezető utat. Miért?

Mert az elvégzendő munka jellegétől függően fog kialakulni az eredményes home office napi rutinja.

Sok cikkben tanácsolják, hogy kezdjük az otthonról történő munkavégzést ugyanúgy, mintha munkába indulnánk. Ugorjunk le egy kávéért vagy tegyünk egy sétát, hogy mire hazaérünk, átálljon az agyunk a munkára. Nem hiszem, hogy kényszeresen kellene átállítani az agyunkat, inkább csak próbáljuk kialakítani a saját életünkhöz leginkább passzoló napirendet. Ráadásul a home office-ban az a jó, hogy az ember otthonról dolgozik!  Ne görcsöljünk! Nem fogjuk tudni tartani ugyanazt a napirendet, mint az irodában és ez egyáltalán nem baj. Mire érdemes mégis odafigyelni?

1. Kelj időben!

Ha valakinek 8-kor kezdődik a munkaideje, ajánlatos ezt home office-ban is betartani. Ez talán nem is tanács, inkább figyelmeztetés, hogy ügyeljünk a munkaidő kezdetére akkor is, ha nem kell időre beérnünk az irodába. Ugyanilyen fontos, hogy a munkaidő végén abba kell hagynunk a munkát. Nem szabad abban a hibába esnünk, hogy csak még ezt elintézem, csak még ezt megírom, mert akkor soha nem lesz vége. Ahogy az irodából is kilépünk a munkaidő végén, úgy otthon is le kell zárnunk a laptopot, ha véget ért a napi munkaidőnk.

2. Öltözködés

Gyakori tanács, hogy ne pizsamában vagy melegítőben üljünk le dolgozni, inkább öltözzünk fel ugyanúgy, mintha dolgozni mennénk. Tapasztalatom szerint egyáltalán nem befolyásolja a munkavégzés hatékonyságát, hogy ki milyen ruhában ír e-maileket vagy intézi a telefonokat. A lényeg, hogy kényelmes legyen. Ezen belül mindenki saját maga dönti el, miben szeretne aznap lenni. Természetesen ez nem igaz azokra a munkakörökre vagy munkahelyi esetekre, amikor pl. videóhívásról vagy online konferenciáról van szó. Ilyenkor szigorúan be kell tartani az általános irodai protokollt, a ruha, a haj és a smink tekintetében is!

3. Kapcsolattartás a munkatársakkal

Érdemes egy olyan kommunikációs csatornát előre meghatározni, amelyen keresztül elérhetőek a közvetlen munkatársaink, és ahol el lehet osztani az elvégzendő feladatot, vagy rá lehet pillantani, ki hol tart éppen az egyes munkafolyamatokban. Azonban az elszeparáltság érzését csökkenteni kell, ezért ajánlatos a munkán kívül is beszélgetni a munkatársainkkal, ugyanúgy, ahogy ezt az irodában is megtesszük. Erre ajánlatos egy „magán” csatornát létrehozni, amit csak azok látnak, akikkel ezeket a gondolatokat meg szeretnék osztani, így nem terheljük a többi kollégát vagy a közvetlen felettesünket sem.

4. Otthoni munkakörülmények

Szintén gyakori tanács, hogy érdemes egy dolgozósarkot kialakítani, ahol nyugodtan tudjuk a munkákat végezni, mintha csak az irodában lennénk. Sokszor külön felhívják a figyelmünket arra, hogy soha ne dolgozzunk a kanapéról. Miért ne? Sokkal jobb sóvárogva nézni az íróasztal mellől, hogy milyen szépen odasüt a nap a kanapéra a nappaliban és milyen jó is lenne ott üldölgélni miközben dolgozunk? Egyáltalán nem. Ráadásul koncentrálni sem lehet úgy, hogy az embernek máshol jár az agya. Aki pedig már régóta dolgozik home office-ban, úgyis tudja, hogy előbb-utóbb mind visszakerülünk az asztalunkhoz, ahol minden feltétele adott a kényelmes munkavégzésnek.

5. Menetrend

Menetrend nélkül könnyen szétesik a nap. Elég nehéz olyan tanácsot adni, amely mindenkire érvényes, hiszen minden munkakör más és más, így a menetrend is az elvégzendő feladat köré fog felépülni. A lényeg, hogy mindig a munka legyen az első! Ez a legfontosabb, amit tudatosítanunk kell magunkban. Persze home office-ban sokkal könnyebb teljesen belemerülni a munkánkba, hiszen nincs körülöttünk a munkahelyi nyüzsgés, ami néha-néha kiszakítja az embert a monotonitásból. De pihenni az otthoni munkavégzés alatt is kell. Kössük össze a pihenést a házimunkával! Egy-egy nagyobb feladat elvégzése után, szigorúan betartva a pihenőidőt, pl. elmosogathatunk, vagy beindíthatjuk a mosógépet, a következő szünetben kiteregethetünk vagy akár ki is porszívózhatunk egy-egy helyiséget. Így hatékony lehet a munkavégzés és a zavaró házimunkát is le lehet tudni.

A legfontosabb, amit soha nem szabad elfelejteni: mindenhol jó, de legjobb otthon! Alakítsuk ehhez a munkavégzésünket is és akkor nem kényszerként fogjuk megélni a mindennapokat, amiket távmunkával töltünk messze az irodától és a kollégáinktól.