gallery/b8d4f196dfd87db8318ab59075bc1b00

Így bízz meg egy virtuális asszisztensben!

(2. rész)

 

Tapasztalatom szerint az asszisztens elnevezés sokszor megtévesztő a megbízók számára.

 

Talán a vállalkozás támogató szakember sokkal találóbb kifejezés lenne erre a tevékenységre. Egy-egy meg nem valósult megbízás előtt jómagam is többször hallottam már, hogy „de hát ilyen díjazásért dolgoznak a szakemberek is”.

 

Igen.

 

A virtuális asszisztensek is magasan képzett szakemberek, akik megfelelő szakmai tudással és tapasztalattal segítik a megbízóikat a rájuk bízott munkafolyamatokban.

  

Ugyanakkor sok virtuális asszisztens nem egyéni vállalkozóként dolgozik, ami számos hátránnyal járhat a megbízó számára. A számla nélkül végzett munka sokszor csábító lehet, hiszen ez esetben jóval olcsóbb díjszabással számolhatunk.

 

De vajon az olcsóbb megoldás jó is? Milyen buktatói lehetnek egy nem hivatalos VA-nak?

  • a megbízó nem kap számlát
  • a VA nem leinformálható, ezáltal nem tudható biztosan, hogy valóban rendelkezik-e a megfelelő tudással, szakmai tapasztalattal
  • nincs határidő vagy minőség garancia
  • nincs próbamunka lehetőség

 

Ellenben egy saját vállalkozást vezető VA

  • számlát ad, ami elszámolható
  • megbízási szerződéssel és határidő garanciával dolgozik
  • leinformálható szaktudással és szakmai tapasztalattal rendelkezik
  • adott a próbamunka lehetősége

 

Soha ne felejtsd el, hogy annak a VA-nak, akik saját céget vezet, ugyanolyan fontos a bizalom, a lojalitás és a magas színvonalú munkavégzés, ahogy neked is.

 

Hogyan válaszd ki a TE vállalkozás támogató szakemberedet?

 

  • Keress rá a közösségi oldalakon (Facebook, Instagram, Linkedin) vagy nézd meg a honlapját. Ezek alapján szinte rögtön leszűrhető, hogy alkalmas lehet-e a munkára, illetve szimpatikus-e. Egy nem odaillő kép vagy nem megfelelő kommunikáció esetén keress tovább.

 

  • Bátran kérj videó- vagy telefonhívást. Ha visszautasítja, biztos lehetsz benne, hogy nem ő a te embered. Az online találkozó segíthet kideríteni azt is, hogy egyezik-e a stílusotok, a gondolkodásotok, tudnátok-e együtt dolgozni a jövőben. De akár egy sima telefonhívás során is meggyőződhetsz arról, hogyan kommunikál, mennyire kedves, milyen a személyisége. Ezeket egyébként szűrőként is használhatod, hogy leteszteld, az illető tényleg komolyan foglalkozik-e a virtuális asszisztens szolgáltatással. Sőt, az is hamar kiderül, ha a VA olyan tudást, szakmai tapasztalatot állít magáról, ami nem igaz.

 

Ha az online találkozó után is úgy érzed, hogy nála alkalmasabb embert keresve sem találnál, a legtöbb esetben akkor is nehezen indul el a közös munka.

 

Ennek áthidalására több módszer is létezik.

 

  • Kérj tőle referenciát! Keresd meg azokat, akiknek már dolgozott, kérdezd meg őket a tapasztalataikról.

 

  • Az első időben egyszerűbb feladatokkal bízd meg, hogy meggyőződhess róla, hogyan dolgozik, hogy halad a feladatokkal. Jó megoldás lehet a „folyamatos” ellenőrzés is, ami pontos visszacsatolást ad a feladatvégzésre szánt időről. Ehhez használhatsz projektmenedzsment appokat, mint a Trello, a Wunderlist vagy a Toggl. Azonban, ha rövid időn belül világossá válik számodra, hogy a VA teljes mértékben megbízható, nem szabad az ellenőrzést tovább folytatni, mert könnyen a visszájára sülhet el a dolog. Egy idő után a virtuális asszisztensed okkal fogja úgy érezni, hogy nem bízol meg benne, és nem fogja vállalni a későbbi megkereséseidet. Ne feledd!  Semmi sem kifizetődőbb, mint egy megbízható VA.
  • Ha elégedett vagy a munkájával, bővítheted a rá bízott feladatok körét. Ha olyan felületen kell munkát végeznie, ami jelszóval védett, akkor sem kell megijedned. Használj jelszókezelő appot, ezek segítségével a VA úgy tudja elvégezni a rá bízott feladatokat, hogy nem kell kiadnod neki egyetlen jelszavadat sem. A legnépszerűbb ilyen appok: a LastPass, a 1Password, a Dashlane vagy a Keepass.
  • Mindezek után nem mehetünk el szó nélkül a titoktartási megállapodás mellett sem. Minden virtuális asszisztensnek rendelkeznie kell ilyennel. Ha nincs ilyen, kezeld fenntartással a megbízást, hiszen nem lehetsz biztos abban, hogy az átadott dokumentumok, információk biztonságban lesznek nála.

 

Végezetül pedig mi az, amivel te megbízóként segítheted a VA munkáját?

 

Egyértelmű elvárások, pontosan meghatározott feladatok és utasítások. Olyan bizalmi légkör kialakítása, ahol a VA bátran meri jelezni, ha elakad egy feladatban vagy ha további útbaigazításra van szüksége a feladat elvégzéséhez.